Autentica di firma

A tutti coloro che necessitano di autenticare la propria firma su un'istanza o una dichiarazione sostitituva di atto di notorietà

L’autentica delle firme, o più precisamente delle sottoscrizioni, come indicato nell’art. 21 del d.P.R. 445/2000, viene effettuata dall'incaricato dal Sindaco.

"Sottoscrizione” significa, in senso letterale, “scrivere sotto”. E’ quindi impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco, dato che nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sotto-scrivere, nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle nostre competenze.

La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.

Non occorre l'autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi.

Limiti all’attività di legalizzazione

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare le sottoscrizioni:

• Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
• Relative a quietanze liberatorie.
• Su determinati atti relativi le adozioni.
• Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito.
• Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
• Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.

Infine, l’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

NON si possono invece legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, dichiarazioni di volontà. Non si possono quindi legalizzare procure, deleghe, diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

E' necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe del Comune

Può essere richiesta solo se il documento è una istanza, una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notarietà, o una delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).

L'autentica di firma per deleghe, autorizzazioni, procure, mandati sono di competenza del notaio o di altri pubblici ufficiali e non del Funzionario Incaricato dal Sindaco.

La firma deve essere effettuata dall'interessato davanti al pubblico ufficiale che deve autenticarla.

Nei casi di soggetti impossibilitati a firmare per motivi diversi occorre contattare direttamente il Servizio Anagrafe per ottenere informazioni volte a risolvere i casi specifici. Tali procedure, relative a persone che non possono sottoscrivere la dichiarazione, non sono consentite in materia di dichiarazioni fiscali.

Autentica di firma.

Di norma l'autentica della firma viene fatta a vista

L' autentica è soggetta all'imposta di bollo (Euro 16,00), a meno che non sia prevista l'esenzione da una norma di legge, che deve essere espressamente dichiarata dall'interessato/a all'atto della sottoscrizione. 

Se il dichiarante non sa o non può firmare

Valgono le regole generali dell’art. 4 D.P.R. 445/2000, quindi l’incaricato del Sindaco accerterà la volontà del dichiarante, che deve essere resa liberamente senza costrizioni, verificherà, per quanto possibile, che sia in grado di intendere e volere e darà atto della volontà del sottoscrittore e dell’impossibilità materiale a sottoscrivere, senza fare cenno – per privacy – di quale sia il tipo di impedimento.