Autentica di copie

Alle persone che necessitano di autenticare la copia di un documento originale

Chi può presentare: I diretti interessati

L’autentica delle copie

La norma parla genericamente di “copie” e non specifica “copie cartacee”. In assenza di specifiche limitazioni sulla lettera di incarico, il funzionario potrà anche autenticare copie digitali, oppure da cartaceo a digitale e viceversa.

Le copie digitali richiedono però alcune accortezze, che verranno approfondite in seguito.

L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia di copia.

Il funzionario incaricato dell'autenticazione pertanto si limita a ricevere una copia, verificare che sia identica al documento originale e che sia completa (ad esempio potrebbero esserci scritte a matita o comunque più leggere che non compaiono nella copia), quindi procedere a dichiararla autentica.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.

Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.

Se il documento è composto da più fogli verrà siglato ogni singolo foglio

La copia parziale

Può accadere che di un documento serva solamente la copia di una parte limitata. In tal caso tale richesta verrà specificata e circostanziata nel corpo dell'autenticazione, fermo restando che le paginedi cui si chiede l'autenticazione dovranno essere copiate per intero, non è consentitocoprirne una o più parti.

Mentre sulla copia è corretto indicare i “fogli”, indipendentemente dal fatto che siano utilizzati su un solo lato o su entrambi, dato che lo scopo è di garantire che il documento sia completo, sulla copia parziale verranno indicate di quante pagine è composto l’originale.

Non ci sono problemi a realizzare le copie da un solo lato anche se l’originale è fronte/retro, o viceversa.

Attenzione che “copia parziale” si può anche riferire alla perdita di informazioni nella copia: se un originale è a colori e la copia in bianco e verrà specificato.

Individuazione del documento originale

In relazione alla possibilità di autenticare quali conformi all’originale (art.18 del dPR 445/2000), documenti i cui “originali” non sono chiaramente definibili in quanto tali, si specifica che la normativa inerente l'autentica delle copie di atti e documenti si limita a stabilire che "le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento" (art. 18 d.P.R. n. 445/2000). E ancora, che "Essa (la copia) consiste nell'attestazione di conformità con l'originale".

E' necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe, all'ufficio che detiene un atto originale o all'ufficio a cui deve essere consegnata la copia da autenticare

Deve essere presentato il documento originale e una sua copia.

Autentica di copie

La durata del procedimento dipende dalla quantità di copie autentiche che vengono richieste: a vista fino a due fogli (8 facciate); fino a 5 gg. oltre i due fogli

L'autentica di copia è soggetta al pagamento dell'imposta di bollo (Euro 16,00) e dei diritti di segreteria (Euro 0,25), a meno che non sia prevista un'esenzione di legge, che deve essere espressamente dichiarata da chi richiede l'autentica.

Atti e documenti a corredo dell'istanza

Se la domanda non viene sottoscritta davanti al funzionario incaricato di ricevere la documentazione, deve essere allegato un documento d'identità personale.

Il personale dell'Ufficio Protocollo non è da considerarsi funzionario incaricato a ricevere la documentazione.

L’allegazione di un valido documento d’identità, difatti, non rappresenta un mero formalismo, ma piuttosto un onere fondamentale del sottoscrittore, configurandosi come l’elemento diretto a comprovare, non tanto le generalità del dichiarante, ma ancor prima l’imprescindibile nesso di imputabilità soggettiva della dichiarazione ad una determinata persona fisica.

Da ciò ne consegue che l’omessa allegazione del documento in questione, non integra una mera irregolarità suscettibile di correzione per errore materiale, ma un elemento che rende irricevibile la domanda.